幹事さんのリスクマネジメントエージェント、行政書士の古藤と申します。
何ゆえ行政書士？
それはあまり関係ございません。
サイト信用度の問題です。
コスプレ好きの宴会好き、
幹事体質で幹事気質（かたぎ）。
ゲストを待つ不安定な心理は、察するに余りあります。
そして宴もたけなわ、ついにお開きを迎え、
数名のドタキャンが確定、支払で足が出ます。
現実に誰かが損失を被らなければなりません。
このようなトラブルは、宴会・パーティーだけにとどまりません。
会費集金、予約を伴う形態で類似するゴルフコンペでも然りです。
ドタキャントラブルをあらかじめ予測、
その危害の発生源、発生原因に対し、
そして宴もたけなわ、ついにお開きを迎え、
数名のドタキャンが確定、支払で足が出ます。
現実に誰かが損失を被らなければなりません。
このようなトラブルは、宴会・パーティーだけにとどまりません。
会費集金、予約を伴う形態で類似するゴルフコンペでも然りです。
ドタキャントラブルをあらかじめ予測、
その危害の発生源、発生原因に対し、
■Ｗｅｂ版招待状・案内状 ■Ｗｅｂ出欠回答受付 ■会費前納制Ｗｅｂ集金 ■事務代行リレー操作
理想とする幹事像は、
公平、奉仕、泣き寝入りしないです。
いかにすれば、幹事であっても憂いなく、
酔ってはしゃげる仕組が構築できるのか、真剣に研究してきました。
宴会・パーティーのシーンでは、
困ったことに当日まで態度保留あるいは
ドタキャンする残念なゲストがしばしば現れます。
公平、奉仕、泣き寝入りしないです。
いかにすれば、幹事であっても憂いなく、
酔ってはしゃげる仕組が構築できるのか、真剣に研究してきました。
宴会・パーティーのシーンでは、
困ったことに当日まで態度保留あるいは
ドタキャンする残念なゲストがしばしば現れます。
割勘制の小規模宴会ならよいのですが、
会費制で予約 も済ませている局面、
例えば、結婚式の二次会、
あるいは同窓会・クラス会で、
当日、集合時間になっても現れないゲストがいたら…
場所、時間がきちんと告知で伝わらなかったのかなあ？
このままドタキャンされて、支払で足が出たらどうしよう…
会費制で予約 も済ませている局面、
例えば、結婚式の二次会、
あるいは同窓会・クラス会で、
当日、集合時間になっても現れないゲストがいたら…
場所、時間がきちんと告知で伝わらなかったのかなあ？
このままドタキャンされて、支払で足が出たらどうしよう…
損失の回避、あるいは低減を目指す工夫、
過程であるリスクマネジメントは、幹事様には欠かせない備えです。
ですが、幹事様は専従者ではありません。
リスクマネジメントは、不十分といわざるを得ません。
結果、損失を持ち出す悲劇に見舞われる幹事様の多いこと…
そして幹事様は悟ります。
過程であるリスクマネジメントは、幹事様には欠かせない備えです。
ですが、幹事様は専従者ではありません。
リスクマネジメントは、不十分といわざるを得ません。
結果、損失を持ち出す悲劇に見舞われる幹事様の多いこと…
そして幹事様は悟ります。
《運営：行政書士 古藤勝広 事務所》
《〒819-0005 福岡県福岡市西区内浜二丁目33番1-201》
《ＩＰ電話＆ファックス 月〜金 9:00〜18:00 050-3513-4627》
《ソフトバンク携帯電話 上記時間帯以外or不在時 080-3956-8375》
当サイトでは、“幹事事務”なるキーワードが頻繁に現れます。
ちょっと聞きなれない響きですよね。
それもそのはず、そもそも“幹事事務”なんて、
確立した概念があるわけではありません。
漠然としたイメージ程度でしょうか？
冒頭で述べましたとおり、
わたしの理想とする幹事像は、
公平、奉仕、泣き寝入りしないです。
ちょっと聞きなれない響きですよね。
それもそのはず、そもそも“幹事事務”なんて、
確立した概念があるわけではありません。
漠然としたイメージ程度でしょうか？
冒頭で述べましたとおり、
わたしの理想とする幹事像は、
公平、奉仕、泣き寝入りしないです。
これまでの幹事像からは、
奉仕だけが、わたしの理想に当てはまり、残る
実態は不公平、泣き寝入り、犠牲、お人好し…
そんなネガティブな幹事像ばかり、思い浮かびます。
この悪しき慣習は、長きにわたり、放置され、
何ら改善されるわけでもなく、現在にまで至っています。
奉仕だけが、わたしの理想に当てはまり、残る
実態は不公平、泣き寝入り、犠牲、お人好し…
そんなネガティブな幹事像ばかり、思い浮かびます。
この悪しき慣習は、長きにわたり、放置され、
何ら改善されるわけでもなく、現在にまで至っています。
そもそも幹事様だって、パーティー、宴会、
あるいは、ゴルフコンペの一構成員。
ゲスト様と同じ立場でありながら、わざわざ、数週間あるいは
数ヶ月も前から、会期、会場をリサーチの上、会費、予算を組み、
予約、ゲスト様に対する告知、出欠回答受付を経て、
当日には、受付、集金、支払、司会進行までにわたる
幹事事務をボランティアで奉仕しているのです！
あるいは、ゴルフコンペの一構成員。
ゲスト様と同じ立場でありながら、わざわざ、数週間あるいは
数ヶ月も前から、会期、会場をリサーチの上、会費、予算を組み、
予約、ゲスト様に対する告知、出欠回答受付を経て、
当日には、受付、集金、支払、司会進行までにわたる
幹事事務をボランティアで奉仕しているのです！
通常、幹事様には、会費面の減額または
免除の優遇措置があるわけでもありません。
幹事事務は、専従でなすことはできませんから、
その準備には、プライベートな時間である休日、および就業後、
あるいは、わずかしかない就業中の休憩時間を犠牲にするしかありません。
苦労して告知文を考え、ゲスト様宛に届けても、
欠席回答ならまだしも、無反応・無回答には虚しさを覚え、
「出席できるかもしれない」なる保留回答に戸惑わされます。
これでは会場に予約する正式な人数もカウントできません。
免除の優遇措置があるわけでもありません。
幹事事務は、専従でなすことはできませんから、
その準備には、プライベートな時間である休日、および就業後、
あるいは、わずかしかない就業中の休憩時間を犠牲にするしかありません。
苦労して告知文を考え、ゲスト様宛に届けても、
欠席回答ならまだしも、無反応・無回答には虚しさを覚え、
「出席できるかもしれない」なる保留回答に戸惑わされます。
これでは会場に予約する正式な人数もカウントできません。
あらためて再告知、あるいは保留の行方を問えば、
結局欠席であったり、またしても保留、なかには幹事でない他のゲスト様へ伝言で
回答を預ける無秩序にあきれ果て、確定でない分も念のため予約せざるを得ません。
当日は当日で集金のため、スタート直前まで受付に立ち、
以降も余興の司会進行で、自身の飲食はほとんどできません。
疲れ果てた終盤、上から目線で「盛り上がらなかった〜」
「おもしろくなかった〜」などの批評を浴びせる一部の悲しいゲストから受けるストレス。
挙句の果てには、遅刻と見込んでいたゲストが最後まで現れず最悪のドタキャン！
予算が大幅に狂わされ、立替および会費未回収分は、幹事様持ち出しの悲劇！
これでは、幹事なんかやらないほうがいいとなるわけです。
結局欠席であったり、またしても保留、なかには幹事でない他のゲスト様へ伝言で
回答を預ける無秩序にあきれ果て、確定でない分も念のため予約せざるを得ません。
当日は当日で集金のため、スタート直前まで受付に立ち、
以降も余興の司会進行で、自身の飲食はほとんどできません。
疲れ果てた終盤、上から目線で「盛り上がらなかった〜」
「おもしろくなかった〜」などの批評を浴びせる一部の悲しいゲストから受けるストレス。
挙句の果てには、遅刻と見込んでいたゲストが最後まで現れず最悪のドタキャン！
予算が大幅に狂わされ、立替および会費未回収分は、幹事様持ち出しの悲劇！
これでは、幹事なんかやらないほうがいいとなるわけです。
ここまで酷い実態がありながら、改善されることなく、
放置され続けるゆえんには、結婚式の二次会では、一過性＋響き、
同窓会・ゴルフコンペでは、幹事様の持ち回り制が上げられます。
例えば結婚式の二次会は、反復継続性がありません。
二次なる響きから、披露宴からの流れで、そのときの気分で
出欠の意思は示せばよいというアバウトな印象がうかびます。
実態は、披露宴に招待されないゲスト様も
多数招待するフォーマルかつ独立したパーティーですよね。
規模・価格帯からも、確定数量での予約は、
当然の前提であり、当日の数量変動は困難です。
告知も出欠回答も、書面であるに越したことはありませんが、
証拠力の弱い電話・伝言であっても受け付けざるをえません。
ゲスト様と幹事様に面識ないことも、出欠回答保留や
ドタキャンに対しても、良心があまり咎めない要因なのかもしれません。
放置され続けるゆえんには、結婚式の二次会では、一過性＋響き、
同窓会・ゴルフコンペでは、幹事様の持ち回り制が上げられます。
例えば結婚式の二次会は、反復継続性がありません。
二次なる響きから、披露宴からの流れで、そのときの気分で
出欠の意思は示せばよいというアバウトな印象がうかびます。
実態は、披露宴に招待されないゲスト様も
多数招待するフォーマルかつ独立したパーティーですよね。
規模・価格帯からも、確定数量での予約は、
当然の前提であり、当日の数量変動は困難です。
告知も出欠回答も、書面であるに越したことはありませんが、
証拠力の弱い電話・伝言であっても受け付けざるをえません。
ゲスト様と幹事様に面識ないことも、出欠回答保留や
ドタキャンに対しても、良心があまり咎めない要因なのかもしれません。
もし、支払で足が出ても、新郎・新婦が負担する
前提であるなら、幹事様自身は痛みから逃れます（良心は痛むかもしれません）。
結婚式の二次会ですから、一過性のものであり、
反復・継続されることはなく、次回へ向けて、改善する機会がありません。
新郎・新婦と、ごく親しい仲でなければ、
幹事へ指名されることもないので、
幹事となる機会自体も、少ないです。
前提であるなら、幹事様自身は痛みから逃れます（良心は痛むかもしれません）。
結婚式の二次会ですから、一過性のものであり、
反復・継続されることはなく、次回へ向けて、改善する機会がありません。
新郎・新婦と、ごく親しい仲でなければ、
幹事へ指名されることもないので、
幹事となる機会自体も、少ないです。
また、例えば、同窓会・クラス会（ゴルフコンペ）でも、
多くは、地区・クラス（会社・部署）で幹事持ち回り制が
採用され、同じ人物が、連続指名されることは少ないのです。
同窓会（コンペ）名簿・リストは引き継ぎますが、
告知、集金・支払までにおよぶ細かい
事務までは、わざわざ引き継ぎません。
一般的に告知、出欠回答では、往復葉書（ファックス）を用い、
証拠力高い回答を得て、幹事様とゲスト様も面識あるため、
良心の呵責から、結婚式の二次会よりは、ドタキャンも少ないです。
多くは、地区・クラス（会社・部署）で幹事持ち回り制が
採用され、同じ人物が、連続指名されることは少ないのです。
同窓会（コンペ）名簿・リストは引き継ぎますが、
告知、集金・支払までにおよぶ細かい
事務までは、わざわざ引き継ぎません。
一般的に告知、出欠回答では、往復葉書（ファックス）を用い、
証拠力高い回答を得て、幹事様とゲスト様も面識あるため、
良心の呵責から、結婚式の二次会よりは、ドタキャンも少ないです。
◆ドタキャンを許す会費上乗せ制
幹事様は、支払額（飲食代・ゴルフプレー代）≦会費の回収が命題です。
命題を貫くためには、ドタキャンによる損失も当初から計算に含め、
注文上の飲食（ゴルフプレー）実費へ、上乗せして、会費を設定します。
全体でカバーする互助の精神であり、
一見もっともなる正当な行為に映りますが、
わたしには、誠実なゲスト様に対する
幹事様の裏切り行為に映ります。
幹事様は、支払額（飲食代・ゴルフプレー代）≦会費の回収が命題です。
命題を貫くためには、ドタキャンによる損失も当初から計算に含め、
注文上の飲食（ゴルフプレー）実費へ、上乗せして、会費を設定します。
全体でカバーする互助の精神であり、
一見もっともなる正当な行為に映りますが、
わたしには、誠実なゲスト様に対する
幹事様の裏切り行為に映ります。
よ〜く考えてみてください。
会費を納めてくださるゲスト様たちは、
その日のためにスケジュールを調整して、
出席する約束を誠実に守り、交通費まで
払って、わざわざ来てくださった良識ある方々です。
そもそも、ドタキャンで発生した損失とは、無関係の立場です。
会費を納めてくださるゲスト様たちは、
その日のためにスケジュールを調整して、
出席する約束を誠実に守り、交通費まで
払って、わざわざ来てくださった良識ある方々です。
そもそも、ドタキャンで発生した損失とは、無関係の立場です。
損失を出したドタキャン当事者のやからは、
自分の都合で出席する約束を勝手に破り、
数千円に達する損失も、本来なら当事者である本人が
払うべき責任であるのに、支払の現場にいないだけで逃れています。
そして、その穴埋めで、損失の発生とは無関係である
ゲスト様へ負担を回すなんて、良識あるゲスト様に対して、
幹事として堂々と胸を張り、正当化できますか？
わたしの幹事魂は、そんな理不尽、許すわけにはゆきません。
自分の都合で出席する約束を勝手に破り、
数千円に達する損失も、本来なら当事者である本人が
払うべき責任であるのに、支払の現場にいないだけで逃れています。
そして、その穴埋めで、損失の発生とは無関係である
ゲスト様へ負担を回すなんて、良識あるゲスト様に対して、
幹事として堂々と胸を張り、正当化できますか？
わたしの幹事魂は、そんな理不尽、許すわけにはゆきません。
幹事様には、良心に従い、交通費まで払って、わざわざ現場へ
来ていただいたうえ、会費を納めてくださっている良識あるゲスト様へ、
胸が張れる、正しい費用の使い道が他にあると思うのです。
ドタキャンゲストの消費もされない飲食物代のため
無駄にお金を捨てるようなくらいなら、もっと
合理的な使い道が、ありますよね。
例えば、コース料理の別にも、
盛り合わせ料理が何品か追加できたかもしれません。
あるいはデザートが追加できたかもしれません。
会場を装飾するフラワーアレンジメントが注文できたかもしれません。
来ていただいたうえ、会費を納めてくださっている良識あるゲスト様へ、
胸が張れる、正しい費用の使い道が他にあると思うのです。
ドタキャンゲストの消費もされない飲食物代のため
無駄にお金を捨てるようなくらいなら、もっと
合理的な使い道が、ありますよね。
例えば、コース料理の別にも、
盛り合わせ料理が何品か追加できたかもしれません。
あるいはデザートが追加できたかもしれません。
会場を装飾するフラワーアレンジメントが注文できたかもしれません。
世の中には、いつも、みんなから
なぜか幹事さんを頼まれてしまう、
あるいは自ら幹事さんに立候補してしまう
「幹事体質」「幹事気質（かたぎ）」なる方が存在します。
お人好しで、押し付けられているふうでもありません。
これまで、負の要素ばかりに焦点を当ててきましたが、
一概に損な役回りばかりでもないようです。
なぜか幹事さんを頼まれてしまう、
あるいは自ら幹事さんに立候補してしまう
「幹事体質」「幹事気質（かたぎ）」なる方が存在します。
お人好しで、押し付けられているふうでもありません。
これまで、負の要素ばかりに焦点を当ててきましたが、
一概に損な役回りばかりでもないようです。
◆誇り、名誉は高次元の欲求を満たす
数十人規模もある結婚式の二次会、同窓会あるいはゴルフコンペで、
その人が幹事の指名を受け、もしくは前任者から引継がれた理由はなんでしょう？
他でもありません。
「この人ならやってくれる」「この人にやってもらいたい」という、
その人物への信頼、期待の現れです。
よくよく観察してみると「デキルヤツ」が
幹事の指名、引継ぎを受けていませんか？
数十人規模もある結婚式の二次会、同窓会あるいはゴルフコンペで、
その人が幹事の指名を受け、もしくは前任者から引継がれた理由はなんでしょう？
他でもありません。
「この人ならやってくれる」「この人にやってもらいたい」という、
その人物への信頼、期待の現れです。
よくよく観察してみると「デキルヤツ」が
幹事の指名、引継ぎを受けていませんか？
すなわち、あなたは、周囲から「デキルヤツ」として
期待された選ばれた存在であるわけです。
人が行動を起こす動機付けを解明する
理論に【マズローの欲求段階説】なるものがあります。
アメリカの心理学者アブラハムマズローの有名な理論で、
人間の欲求は５段階のピラミッドのようになっており、
底辺の欲求が満たされると、
１段階上の欲求を志すというものです。
その５段階は次のとおりです。
期待された選ばれた存在であるわけです。
人が行動を起こす動機付けを解明する
理論に【マズローの欲求段階説】なるものがあります。
アメリカの心理学者アブラハムマズローの有名な理論で、
人間の欲求は５段階のピラミッドのようになっており、
底辺の欲求が満たされると、
１段階上の欲求を志すというものです。
その５段階は次のとおりです。
生理的欲求 … 動物的生存の保障に対する欲求
安全の欲求 … 危険や脅威から保護されたいとする欲求
社会的欲求 … 集団や家族への帰属を求める欲求
自我の欲求 … 他者から尊敬や賞賛をされたいとする欲求
自己実現の欲求 … 自己の潜在能力や創造性の発揮に対する欲求
なるほど。そうかもしれません。
イメージしてみてください。
例えば、あなたは結婚式の二次会で新郎・新婦から
「あなたに頼んでよかったよ」と心から感謝されています。
他のゲスト様からも「参加してよかったよ」
「おもしろかったねぇ」「盛り上がったな」
といった高い評価の声がかかります。
もちろん同窓会、ゴルフコンペであっても、同様の情景を思い浮かべてください。
イメージしてみてください。
例えば、あなたは結婚式の二次会で新郎・新婦から
「あなたに頼んでよかったよ」と心から感謝されています。
他のゲスト様からも「参加してよかったよ」
「おもしろかったねぇ」「盛り上がったな」
といった高い評価の声がかかります。
もちろん同窓会、ゴルフコンペであっても、同様の情景を思い浮かべてください。
どうですか…心地よいですよね。
すなわち高次元の欲求段階である
尊敬、賞賛を得る欲求が満たされているわけです。
幹事さんであることが報われ、胸を張って、誇りが持てる局面です。
すなわち高次元の欲求段階である
尊敬、賞賛を得る欲求が満たされているわけです。
幹事さんであることが報われ、胸を張って、誇りが持てる局面です。
◆新しい出会い、交流に有利
例えば、結婚式の二次会であれば、
新郎側、新婦側双方から幹事様が選出され、
幹事様同士の新しい出会いがありますよね。
あなたが幹事であることで、告知の段階で、
いち早く、ゲスト様から、あなたの存在が認識されます。
さらに当日は、受付、司会進行による露出で、
少なくとも出席者の範囲では、その他大勢から抜け出しています。
例えば、結婚式の二次会であれば、
新郎側、新婦側双方から幹事様が選出され、
幹事様同士の新しい出会いがありますよね。
あなたが幹事であることで、告知の段階で、
いち早く、ゲスト様から、あなたの存在が認識されます。
さらに当日は、受付、司会進行による露出で、
少なくとも出席者の範囲では、その他大勢から抜け出しています。
お酌で各テーブルへ回っても「一体誰？」という反応ではなく
「やぁ、幹事さん！」といった具合に好印象で受け入れてくれます。
出会いは人脈を広げるチャンスです。
飲食を伴う、砕けた空間でもあり、幹事さん相互はもちろん、
面識のなかったゲスト様たちとも、どんどん友達になって、盛り上がれるのです。
「やぁ、幹事さん！」といった具合に好印象で受け入れてくれます。
出会いは人脈を広げるチャンスです。
飲食を伴う、砕けた空間でもあり、幹事さん相互はもちろん、
面識のなかったゲスト様たちとも、どんどん友達になって、盛り上がれるのです。
◆人間的成長の機会
結婚式の二次会も、同窓会にもコンペにしても、事業性があります。
幹事様は、魅力あるプランの企画、予算も立て、
何十人〜百人規模にも迫るゲスト様への告知を経て、
出欠回答の受付から飲食・景品類の手配、
余興の演出、会費集金、支払にまでわたる
事務を引き受け、扱うお金も結構な額です。
これで宿泊の手配まで伴えば、もう旅行会社です。
ゆえに赤字が出ては成り立ちません。赤字は幹事様の持ち出しを意味します。
結婚式の二次会も、同窓会にもコンペにしても、事業性があります。
幹事様は、魅力あるプランの企画、予算も立て、
何十人〜百人規模にも迫るゲスト様への告知を経て、
出欠回答の受付から飲食・景品類の手配、
余興の演出、会費集金、支払にまでわたる
事務を引き受け、扱うお金も結構な額です。
これで宿泊の手配まで伴えば、もう旅行会社です。
ゆえに赤字が出ては成り立ちません。赤字は幹事様の持ち出しを意味します。
幹事様には会計能力、段取能力が求められ、
複数の人物で幹事チームが構成されていれば、
構成員のいろいろな価値観に触れることで、
協調性、コミュニケーション能力が洗練されてゆきます。
二次会あるいは同窓会、ゴルフコンペなるプロジェクトを成し遂げることで、
達成感を得、自信も持つことができ、人間的成長の機会にもなるわけです。
「幹事＝デキルヤツ」の構図も、あながち否定できないですよね。
幹事様は、選ばれた存在なのです。
複数の人物で幹事チームが構成されていれば、
構成員のいろいろな価値観に触れることで、
協調性、コミュニケーション能力が洗練されてゆきます。
二次会あるいは同窓会、ゴルフコンペなるプロジェクトを成し遂げることで、
達成感を得、自信も持つことができ、人間的成長の機会にもなるわけです。
「幹事＝デキルヤツ」の構図も、あながち否定できないですよね。
幹事様は、選ばれた存在なのです。
これほどまでに幹事様をたたえる言葉はないと思います。
幹事であることに誇りを持ち、生き生きとして取り組める言霊です。
幹事であることに誇りを持ち、生き生きとして取り組める言霊です。
上記で示した「奉仕」の意味を履き違えてはいけません。
休日や就業後、貴重なるプライベートな
癒しの時間を犠牲にしてはいけません。
ドタキャンで回収できない会費の損失をよそから持ち出す
不正義を正当化してもいけません。
「デキルヤツ」は、幹事事務の負の要素を排除、
軽減する仕組を構築するのみです。
休日や就業後、貴重なるプライベートな
癒しの時間を犠牲にしてはいけません。
ドタキャンで回収できない会費の損失をよそから持ち出す
不正義を正当化してもいけません。
「デキルヤツ」は、幹事事務の負の要素を排除、
軽減する仕組を構築するのみです。
幹事事務は、就業中のわずかな休憩時間内で済ませ、
ドタキャンの損害は、本人に被せるべきです。
幹事様が泣き寝入りしてはいけません。
快くご出席くださったゲスト様の会費から
損失を持ち出す裏切りは封じ手にしましょう。
当然のごとく慣習化されていますが、
冷静に考えるとおかしいですよね？
「仕方ない」という考えは、すなわち泣き寝入りです。
ドタキャンの損害は、本人に被せるべきです。
幹事様が泣き寝入りしてはいけません。
快くご出席くださったゲスト様の会費から
損失を持ち出す裏切りは封じ手にしましょう。
当然のごとく慣習化されていますが、
冷静に考えるとおかしいですよね？
「仕方ない」という考えは、すなわち泣き寝入りです。
選ばれた存在である幹事として、
堂々と胸を張り、誇りを持てる
会計処理でなければなりません。
そもそも従来、なぜ幹事様の立場は不利であったのでしょう？
それは、幹事様が相手の土俵で相撲を取っていたからです。
幹事様は専従者ではありません。アマチュアです。
どのようなリスクがあり、リスク回避のすべも知りません。
出席率は高く、ゲスト様も裏切らないはずであると信じています。
堂々と胸を張り、誇りを持てる
会計処理でなければなりません。
そもそも従来、なぜ幹事様の立場は不利であったのでしょう？
それは、幹事様が相手の土俵で相撲を取っていたからです。
幹事様は専従者ではありません。アマチュアです。
どのようなリスクがあり、リスク回避のすべも知りません。
出席率は高く、ゲスト様も裏切らないはずであると信じています。
ゆえに、この不利で危うい幹事様による
当日集金、景品類購入費の立替なる安易な
リスクの引き受けが、慣習化してしまっているのです。
たまたま、当日ドタキャンの規模が小さく、
損失額も大き過ぎなければ、泣き寝入りも見過ごされてしまい、
また、例えば結婚式の二次会は、次回が予定されません。
同窓会やゴルフコンペも、反復継続性あるも、幹事持ち回り制で、
次回へ教訓が生かされない構造なのです。
当日集金、景品類購入費の立替なる安易な
リスクの引き受けが、慣習化してしまっているのです。
たまたま、当日ドタキャンの規模が小さく、
損失額も大き過ぎなければ、泣き寝入りも見過ごされてしまい、
また、例えば結婚式の二次会は、次回が予定されません。
同窓会やゴルフコンペも、反復継続性あるも、幹事持ち回り制で、
次回へ教訓が生かされない構造なのです。
プロフェッショナルである専従者なら、相手の土俵で相撲を取ることはしません。
旅行会社なら、ツアー代金の集金を出発日の当日払にするでしょうか？
セミナーも、ディナーショーも、コンサートであっても、
対価は前納制、チケット制であり、仮に当日ドタキャンがあっても
損失は本人負担であるのが通常の取り扱いです。
すなわち専従者は、相手を自身の土俵に引っ張り上げ、
自分不利の状況には、ならないよう、工夫して相撲を取っているのです。
幹事様は、プロフェッショナルではありません。利益を上げる必要はありません。
旅行会社なら、ツアー代金の集金を出発日の当日払にするでしょうか？
セミナーも、ディナーショーも、コンサートであっても、
対価は前納制、チケット制であり、仮に当日ドタキャンがあっても
損失は本人負担であるのが通常の取り扱いです。
すなわち専従者は、相手を自身の土俵に引っ張り上げ、
自分不利の状況には、ならないよう、工夫して相撲を取っているのです。
幹事様は、プロフェッショナルではありません。利益を上げる必要はありません。
ですが、少なくとも当日ドタキャンによる裏切りで失望に耐え、例え
小額であっても、その損失を自ら、あるいは、よそから持ち出すのは、やめましょう。
当日の会費集金制の実態はどうでしょうか？
あらかじめ、お釣のため小銭の準備が必要である上、
集金とお釣の受け渡しが集中すると、受付は大混雑します。
なんとか受付は終えるも、集計段階で、人数と集金額の計算が合わず、
何度も何度も計算し直し、数え直すも、結局原因は、不明であったりするのです。
小額であっても、その損失を自ら、あるいは、よそから持ち出すのは、やめましょう。
当日の会費集金制の実態はどうでしょうか？
あらかじめ、お釣のため小銭の準備が必要である上、
集金とお釣の受け渡しが集中すると、受付は大混雑します。
なんとか受付は終えるも、集計段階で、人数と集金額の計算が合わず、
何度も何度も計算し直し、数え直すも、結局原因は、不明であったりするのです。
「デキルヤツ」である幹事様は、会費集金は自分の土俵の上である
会費前納制で済ませておき、当日は悠々と受付でゲスト様を待ち受けるのみです。
ゲスト様との力関係は、幹事様の土俵上では、対等もしくは幹事様有利です。
当日は、幹事様も、あくまでゲスト様と同様の待遇を受けて楽しみましょう。
奉仕するエネルギーは、前日までに出し尽くしておき、
当日は、憂いなく、酔って、はしゃぎ、盛り上がって、燃え尽きるのです。
会費前納制で済ませておき、当日は悠々と受付でゲスト様を待ち受けるのみです。
ゲスト様との力関係は、幹事様の土俵上では、対等もしくは幹事様有利です。
当日は、幹事様も、あくまでゲスト様と同様の待遇を受けて楽しみましょう。
奉仕するエネルギーは、前日までに出し尽くしておき、
当日は、憂いなく、酔って、はしゃぎ、盛り上がって、燃え尽きるのです。
通信販売は、ほとんどの方がご利用のご経験があるはずです。
インターネット上の通信販売では、カタログで商品を決め、
メール対応の注文書で所定事項を入力、送信を経て商品が届きます。
支払もインターネット決済で、代金振込のためにわざわざ
銀行や郵便局へ出かける必要もなくなりました。
これらの仕組は提供者が企業であるゆえ、コストと時間をかけて
巧みに構築された印象がありますが、実際は個人レベルでも容易に構築できるのです。
インターネット上の通信販売では、カタログで商品を決め、
メール対応の注文書で所定事項を入力、送信を経て商品が届きます。
支払もインターネット決済で、代金振込のためにわざわざ
銀行や郵便局へ出かける必要もなくなりました。
これらの仕組は提供者が企業であるゆえ、コストと時間をかけて
巧みに構築された印象がありますが、実際は個人レベルでも容易に構築できるのです。
幹事事務でしたら、幹事様が、セルフ操作で
インターネット上のＷｅｂ事務局を構えるという発想です。
通信販売のカタログにあたるのが招待状、案内状です。
それをお客様にあたるゲスト様へメールでお届けして、
注文書にあたる出欠回答は、専用メールフォームから受け付けます。
出席回答者には請求書をお届けし、インターネット決済で
会費を送金してもらう仕組を幹事様がセルフ操作で構築する
一連のアクションが幹事事務IT化の考え方です。
インターネット上のＷｅｂ事務局を構えるという発想です。
通信販売のカタログにあたるのが招待状、案内状です。
それをお客様にあたるゲスト様へメールでお届けして、
注文書にあたる出欠回答は、専用メールフォームから受け付けます。
出席回答者には請求書をお届けし、インターネット決済で
会費を送金してもらう仕組を幹事様がセルフ操作で構築する
一連のアクションが幹事事務IT化の考え方です。
おたすけ幹事さんプログラム使用の機会に同窓会・クラス会が
挙げられますが、その起源でもある「学生」なる立場、
なんと自由でなんと気楽な響きなのでしょう。
当時には戻れませんが、
同窓会は当時の気持ちに戻れるすばらしい機会です。
同窓会の規模にまで発展しなくても、
同級生なる枠組みの仲間たちとの飲食や旅行は、
時間軸でも空間軸でも話題が共有でき、楽しいものです。
挙げられますが、その起源でもある「学生」なる立場、
なんと自由でなんと気楽な響きなのでしょう。
当時には戻れませんが、
同窓会は当時の気持ちに戻れるすばらしい機会です。
同窓会の規模にまで発展しなくても、
同級生なる枠組みの仲間たちとの飲食や旅行は、
時間軸でも空間軸でも話題が共有でき、楽しいものです。
お互い仕事も居所も異なる現在の環境では、
それらの実現には、誰かがアクションを起こさなければなりません。
場所の手配、告知、集金、精算etc…
そんな煩わしい役回りを一手に引き受けてくれる
「幹事さん」なる存在、なんてありがたいのでしょう。
高校が男子校で、劣等生、
大学が通信制、５年で中退のわたしには、
心許せる同窓会は、中学にまで遡ることになります。
わたしの周囲には、しあわせなことにも、
宴会や旅行の企画・手配・告知までをつかさどる発起人気質（かたぎ）、
それらの実現には、誰かがアクションを起こさなければなりません。
場所の手配、告知、集金、精算etc…
そんな煩わしい役回りを一手に引き受けてくれる
「幹事さん」なる存在、なんてありがたいのでしょう。
高校が男子校で、劣等生、
大学が通信制、５年で中退のわたしには、
心許せる同窓会は、中学にまで遡ることになります。
わたしの周囲には、しあわせなことにも、
宴会や旅行の企画・手配・告知までをつかさどる発起人気質（かたぎ）、
集金・支払を的確に捌く会計人気質（かたぎ）、
お酒を飲まないハンドルキーパーらが
分野ごと、うまい具合に存在したので、
受身で、ほぼ定期的かつ
頻繁にイベントの享受ができていました。
彼らとの飲み会や旅行では、
気持ちも中学生に戻り、楽しく豊かな時間が過ごせました。
グループ規模ですが、旅行は毎年恒例のイベントであり、
旅先でかき捨ててきた恥の数々は、
われわれの武勇伝で語り続けられています。
お酒を飲まないハンドルキーパーらが
分野ごと、うまい具合に存在したので、
受身で、ほぼ定期的かつ
頻繁にイベントの享受ができていました。
彼らとの飲み会や旅行では、
気持ちも中学生に戻り、楽しく豊かな時間が過ごせました。
グループ規模ですが、旅行は毎年恒例のイベントであり、
旅先でかき捨ててきた恥の数々は、
われわれの武勇伝で語り続けられています。
それぞれが所帯を構え、
家庭を優先すべき立場に変わるにつれ、
召集の間隔が空き、頻度も減少しましたが、
発足当初から20年経過した現在もグループは健在です。
旅行は、もっとも盛り上がるも、費用の捻出が課題で、
そのために断念することも、しばしばありました。
打開策を求め、会計人の妹が銀行員であった縁もあり、
口座を作り、毎月５千円ずつ積み立てることに試みました。
家庭を優先すべき立場に変わるにつれ、
召集の間隔が空き、頻度も減少しましたが、
発足当初から20年経過した現在もグループは健在です。
旅行は、もっとも盛り上がるも、費用の捻出が課題で、
そのために断念することも、しばしばありました。
打開策を求め、会計人の妹が銀行員であった縁もあり、
口座を作り、毎月５千円ずつ積み立てることに試みました。
ですが、プールするには問題なきも、集金では、
メンバーそれぞれが、現金で会計人に届けるか、振り込むか、
会計人がわざわざメンバー宅を訪ねて集金するしか手段がありませんでした。
２〜３人規模なら続けられたかもしれませんが、
実際は７〜８人規模で、
居所も職場も異なるメンバー間では、
それは非常に困難なことでした。
積立構想は、当初から、なし崩しになり、
結局２ヶ月で断念してしまいました。トホホ…
メンバーそれぞれが、現金で会計人に届けるか、振り込むか、
会計人がわざわざメンバー宅を訪ねて集金するしか手段がありませんでした。
２〜３人規模なら続けられたかもしれませんが、
実際は７〜８人規模で、
居所も職場も異なるメンバー間では、
それは非常に困難なことでした。
積立構想は、当初から、なし崩しになり、
結局２ヶ月で断念してしまいました。トホホ…
集金目当で定例会を招集する案もありましたが、
それ自体が飲み会に発展、かえって
浪費につながるのは容易に推測でき、これも断念。
当時の通帳は、今どうなっているのでしょう？
正規版の付録であるゴールド版にある
「積立サイト構築」の発想は、このエピソードから発展したものです。
それ自体が飲み会に発展、かえって
浪費につながるのは容易に推測でき、これも断念。
当時の通帳は、今どうなっているのでしょう？
正規版の付録であるゴールド版にある
「積立サイト構築」の発想は、このエピソードから発展したものです。
◆幹事デビュー
幹事さんのありがたみを受身で享受してきたわたしでしたが、
遂にそのありがたみに気づく機会が巡って来ました。
脱サラ〜行政書士開業までの半年間、
簿記知識とパソコン技術の取得目当で、
高等技術専門校（いわゆる職業訓練校）のＯＡビジネス科へ入校。
久しぶりの学園生活に身を置くことになりました。
修了までに６回の検定試験が組み込まれ、
そこへ照準を合わせて朝から夕方まで授業、
毎日テスト＋宿題まである学園生活は、
放課後も帰宅後も、宿題や復習で結構ハードでしたが、
通学も勉強もクラスメイトとの交流も、すべてが新鮮でした。
勉強面では、複式簿記の概念に苦しみました。
簿記検定試験も６月に迫っており、入校してすぐ願書提出。
授業の進行もとても速く、授業だけでは消化できませんでした。
毎日、放課後は、教室で簿記の自習（復習）で、何とか着いてゆきました。
放課後自習するのは少数派でしたが、有意義で充実していました。
クラスメイトとの交流も、この放課後の自習で深まってゆくのでした。
最初の簿記検定迫る、入校から
２ヶ月近く経過しようかとする頃でした。
「飲み会でもやりたいね」という話がわき、
わたしは幹事に持ち上げられることになります。
理由は、クラスで最年長男子であったからもあるでしょうが、
放課後の自習中、飲み会の話に及んだのもありましょう。
わたしも、潜在的に飲み会を待望していたのでしょう。
気持ちも、やぶさかではありません。
当時、授業でパソコンも教わっていたので
お店探しや告知で、非常に役立ちました。
クラス全員にパソコンが提供されており、
メールアドレスも全員取得していたため、
日程・時間帯、予算、お店の候補を示し、
アンケートも電子メールで取ることができました。
最終段階である出欠確認は、アナログ的に紙で取り、
お店の予約も電話でとりましたが、ＩＴ技術に触れ、
その便利さに当時、驚いたものです。
気持ちも、やぶさかではありません。
当時、授業でパソコンも教わっていたので
お店探しや告知で、非常に役立ちました。
クラス全員にパソコンが提供されており、
メールアドレスも全員取得していたため、
日程・時間帯、予算、お店の候補を示し、
アンケートも電子メールで取ることができました。
最終段階である出欠確認は、アナログ的に紙で取り、
お店の予約も電話でとりましたが、ＩＴ技術に触れ、
その便利さに当時、驚いたものです。
インターネットでお店を探せば、
情報満載でワクワクします。
アンケートや出欠回答の返信メールは、リアルタイムで
受信され、クラスメイトの反応にウズウズします。
会期は、簿記検定試験以降かつ合格発表前であり、反響も良好。
クラスの８割程度が出席してとても盛り上がりました。
このとき幹事道に対する覚醒があったのかもしれません。
情報満載でワクワクします。
アンケートや出欠回答の返信メールは、リアルタイムで
受信され、クラスメイトの反応にウズウズします。
会期は、簿記検定試験以降かつ合格発表前であり、反響も良好。
クラスの８割程度が出席してとても盛り上がりました。
このとき幹事道に対する覚醒があったのかもしれません。
当日は調子に乗り過ぎて、幹事であるにもかかわらず、
激しく酔ってしまい、精算の記憶なし。
ありがたいことに気の利いたクラスメイトが
みんなから集金して払ってくれたみたいです。
１名の当日ドタキャン（無連絡）で、
当初の予算から足が出てしまったのは残念でした。
思うにあらかじめ集金が済んでいれば、
幹事さんは憂いなく、酔って、はしゃげるわけです。
あなたの目指すポジションは、
気の利いたクラスメイト（集金してくれる機能）を得て、
当日は、酔って、はしゃげる幹事さんです。
激しく酔ってしまい、精算の記憶なし。
ありがたいことに気の利いたクラスメイトが
みんなから集金して払ってくれたみたいです。
１名の当日ドタキャン（無連絡）で、
当初の予算から足が出てしまったのは残念でした。
思うにあらかじめ集金が済んでいれば、
幹事さんは憂いなく、酔って、はしゃげるわけです。
あなたの目指すポジションは、
気の利いたクラスメイト（集金してくれる機能）を得て、
当日は、酔って、はしゃげる幹事さんです。
さて、夏には、女子幹事さんがバーベキューを企画。
施設は、避暑に適した自然豊かな山間の割烹民宿。
貸切バスで送迎の上、そばに河川プールもあり、飲み放題＋泳ぎ放題。
単なる飲み会にとどまらず、
付加価値である移動やレジャーの要素までも
網羅した印象深い見事なセッティングでした。
施設は、避暑に適した自然豊かな山間の割烹民宿。
貸切バスで送迎の上、そばに河川プールもあり、飲み放題＋泳ぎ放題。
単なる飲み会にとどまらず、
付加価値である移動やレジャーの要素までも
網羅した印象深い見事なセッティングでした。
幹事のなす要素が、まだまだあることに気づいたエピソードでした。
そしてついに、訓練修了を控えた秋、修学旅行あるいは、
卒業旅行的な最終イベントで締めくくる
構想も抱いていたのですが、
就職活動のプレッシャーでクラスの空気も重く、
もはや旅行どころではありませんでした。
そしてついに、訓練修了を控えた秋、修学旅行あるいは、
卒業旅行的な最終イベントで締めくくる
構想も抱いていたのですが、
就職活動のプレッシャーでクラスの空気も重く、
もはや旅行どころではありませんでした。
修了式の翌日、ささやかな謝恩会が催され、
参加率は８割程度でした。
あまりに短かった学園生活と終盤の尻すぼみ感に寂しさを覚えました。
「願わくは、この仲間たちで、同窓会旅行を実現したい…」の思いは、
おたすけ幹事さんプログラム構想の原点です。
参加率は８割程度でした。
あまりに短かった学園生活と終盤の尻すぼみ感に寂しさを覚えました。
「願わくは、この仲間たちで、同窓会旅行を実現したい…」の思いは、
おたすけ幹事さんプログラム構想の原点です。
◆二次会幹事デビュー
それから１年。
わたしは行政書士で開業するも、自分には、
なにがあり、なにがなせるのか、迷い、苦悩していました。
そんな折、もっとも親しかったクラスメイトから、
結婚式のご招待とあわせて、当日の二次会幹事要請を受けます。
彼には放課後、簿記を教わった深い恩義がありました。
二次会には、専門校のクラスメイトも招待する意向です。
思い返しますとクラス単位のイベントでは、
わたしと彼がおもな発起人であり、幹事でした。
それから１年。
わたしは行政書士で開業するも、自分には、
なにがあり、なにがなせるのか、迷い、苦悩していました。
そんな折、もっとも親しかったクラスメイトから、
結婚式のご招待とあわせて、当日の二次会幹事要請を受けます。
彼には放課後、簿記を教わった深い恩義がありました。
二次会には、専門校のクラスメイトも招待する意向です。
思い返しますとクラス単位のイベントでは、
わたしと彼がおもな発起人であり、幹事でした。
久しぶりにみんなに会いたい気持もあって気軽に引き受けたのです。
◆結婚式の二次会とはなんぞや？
結婚式の二次会について考察してみます。
クラスの飲み会とはやや勝手が違うようですよ。
◇構成員
披露宴からそのまま流れるゲスト様、
披露宴には出ないで二次会から合流するゲスト様が混在。
ゲスト様も、新郎・新婦双方の側の、
学校の友人・職場の同僚などで構成され、
全員が必ずしも幹事様と面識があるわけではありません。
◆結婚式の二次会とはなんぞや？
結婚式の二次会について考察してみます。
クラスの飲み会とはやや勝手が違うようですよ。
◇構成員
披露宴からそのまま流れるゲスト様、
披露宴には出ないで二次会から合流するゲスト様が混在。
ゲスト様も、新郎・新婦双方の側の、
学校の友人・職場の同僚などで構成され、
全員が必ずしも幹事様と面識があるわけではありません。
◇規模
数十人〜百人に達する規模もあるでしょう。
◇会費
過去にゲストとして参加した経験では、
７〜８千円する豪華版もありましたが、
わたしはなるべくお手軽な価格帯で設定したいと考えました。
◇集金
過去にゲストとして参加した経験では、
１００％当日集金でした。
受付で氏名を告げ、会費支払、入場といった具合です。
数十人〜百人に達する規模もあるでしょう。
◇会費
過去にゲストとして参加した経験では、
７〜８千円する豪華版もありましたが、
わたしはなるべくお手軽な価格帯で設定したいと考えました。
◇集金
過去にゲストとして参加した経験では、
１００％当日集金でした。
受付で氏名を告げ、会費支払、入場といった具合です。
ある友人の二次会でのことでした。
二次会の飲食代支払で足が出てしまい
当初から新郎が足りない分は、潔く被る覚悟であったらしくも、
気の毒なことに飲食代−会費合計＝数万円にも達していました。
あまりに無計画・無秩序であると規模が大きく、飲食単価も
高めな分、膨大な損失につながる事例を目の当たりにしました。
◇告知・出欠回答受付
過去にゲストとして参加した経験では、
招待状あるいは往復葉書による
紙媒体であらかじめ告知を受けたことはありません。
二次会の飲食代支払で足が出てしまい
当初から新郎が足りない分は、潔く被る覚悟であったらしくも、
気の毒なことに飲食代−会費合計＝数万円にも達していました。
あまりに無計画・無秩序であると規模が大きく、飲食単価も
高めな分、膨大な損失につながる事例を目の当たりにしました。
◇告知・出欠回答受付
過去にゲストとして参加した経験では、
招待状あるいは往復葉書による
紙媒体であらかじめ告知を受けたことはありません。
特に披露宴に出席しない場合ですが、
人づてで間接的に二次会の情報が回ってきて、
出席の回答も間接的に人づてで告げても一応
受付扱い？らしく、実にアバウトな印象でした。
こんな無秩序で、本当に伝わっているのかな？
いえ、正確な出席人数は把握できないでしょう。
前述のとおり、支払で足が出て
新郎が数万被った例がありましたが、
告知と出席回答の受付には、多分に懸念・不安要素があるのです。
人づてで間接的に二次会の情報が回ってきて、
出席の回答も間接的に人づてで告げても一応
受付扱い？らしく、実にアバウトな印象でした。
こんな無秩序で、本当に伝わっているのかな？
いえ、正確な出席人数は把握できないでしょう。
前述のとおり、支払で足が出て
新郎が数万被った例がありましたが、
告知と出席回答の受付には、多分に懸念・不安要素があるのです。
どうやら、二次会では、告知・出欠回答受付の形態が、
まだ確立されているわけでなく、いまだ変遷中のようですね。
かつては、文字どおり二次会的要素が高く、ゲスト様も
披露宴の出席者がおもな対象で、規模も小さく、割勘制、
あらかじめ告知も予約も要らなかったあるいは、
当日でも構わなかったのではないでしょうか？
そもそも披露宴のあと、現在のような規模・スタイルで、
二次会まで催す習慣自体、少し前までは、なかったのかもしれません。
まだ確立されているわけでなく、いまだ変遷中のようですね。
かつては、文字どおり二次会的要素が高く、ゲスト様も
披露宴の出席者がおもな対象で、規模も小さく、割勘制、
あらかじめ告知も予約も要らなかったあるいは、
当日でも構わなかったのではないでしょうか？
そもそも披露宴のあと、現在のような規模・スタイルで、
二次会まで催す習慣自体、少し前までは、なかったのかもしれません。
それが、あらゆる面で、商業化が進み、
披露宴に招待できなかった友人・知人に対する
新婦・新郎のお披露目の目的で、
業界が創出したものが、
現在の二次会のスタイルであり、
徐々に習慣化したのだと思います。
商業化が進みますと、二次会の構成員は、
披露宴に出席しない者主体へ
（なぜなら飲食の売上がより多く見込めますからね）、
規模は大きく、会費は高額へシフトします。
披露宴に招待できなかった友人・知人に対する
新婦・新郎のお披露目の目的で、
業界が創出したものが、
現在の二次会のスタイルであり、
徐々に習慣化したのだと思います。
商業化が進みますと、二次会の構成員は、
披露宴に出席しない者主体へ
（なぜなら飲食の売上がより多く見込めますからね）、
規模は大きく、会費は高額へシフトします。
１．５次会なる概念もあるようで、
最低保証人数まで設定するお店もあり、
こうなるともう披露宴なのか二次会なのか、
わけが分からなくなりますけどね。
もちろん、いろんなニーズかあり、市場が
評価することですので、批判はしません。
わたし個人では、規模は控え目、
会費も手頃で、ゲスト様と新郎・新婦様の距離が
近くて、普通の飲み会より、ちょっとだけ豪華、そんなスタイルで
構成される気軽な二次会のほうが、披露宴なみのそれより、好みです。
最低保証人数まで設定するお店もあり、
こうなるともう披露宴なのか二次会なのか、
わけが分からなくなりますけどね。
もちろん、いろんなニーズかあり、市場が
評価することですので、批判はしません。
わたし個人では、規模は控え目、
会費も手頃で、ゲスト様と新郎・新婦様の距離が
近くて、普通の飲み会より、ちょっとだけ豪華、そんなスタイルで
構成される気軽な二次会のほうが、披露宴なみのそれより、好みです。
商業化は、リスクマネジメントで、不利なパーツは、引き受けませんから、
不安定かつ面倒である告知・出欠回答受付、集金に関しては、
サービスから切り離されます。幹事様任せで、洗練されないままですよね。
しかも、最低保証人数を設け、幹事様や新郎・新婦様へ
リスクを負わせ、プレッシャーをかけるわけですから、
幹事様自身で、リスクマネジメントを考えなければなりません。
おたすけ幹事さんプログラムは、商業化で切り離された
告知・出欠回答受付事務と集金事務のリスクマネジメントへ着目したわけです。
不安定かつ面倒である告知・出欠回答受付、集金に関しては、
サービスから切り離されます。幹事様任せで、洗練されないままですよね。
しかも、最低保証人数を設け、幹事様や新郎・新婦様へ
リスクを負わせ、プレッシャーをかけるわけですから、
幹事様自身で、リスクマネジメントを考えなければなりません。
おたすけ幹事さんプログラムは、商業化で切り離された
告知・出欠回答受付事務と集金事務のリスクマネジメントへ着目したわけです。
◆なんとなくでもできてしまった幹事事務
そんな具合で、なんとなく漠然とした不安も
ありつつ、幹事事務に着手してみましたが、
会費前納制や告知・出欠回答受付のＩＴ化、
書面化までは、考えが及びませんでした。
新婦側の幹事さんが、情報誌でお店を探してくれたので、わたしが
新郎から聞いた見込み人数で、コース料理＋飲み放題のプランを予約。
告知は、ゲスト様と面識もリストもありませんから、新郎・新婦にお任せ。
学校つながり宛の告知だけ、わたしの携帯メールから送信しました。
出欠回答の回収も新郎・新婦任せ。
そんな具合で、なんとなく漠然とした不安も
ありつつ、幹事事務に着手してみましたが、
会費前納制や告知・出欠回答受付のＩＴ化、
書面化までは、考えが及びませんでした。
新婦側の幹事さんが、情報誌でお店を探してくれたので、わたしが
新郎から聞いた見込み人数で、コース料理＋飲み放題のプランを予約。
告知は、ゲスト様と面識もリストもありませんから、新郎・新婦にお任せ。
学校つながり宛の告知だけ、わたしの携帯メールから送信しました。
出欠回答の回収も新郎・新婦任せ。
出席者確定名簿は新郎からのパソコンメールから受け取り、
わたし宛の学校つながり回答をあわせて確定人数をお店に連絡。
ここまで、不安な要素を感じながらも、淡々と進行するわけです。
不安の一例として、学校つながりの告知メールにおける反響があげられます。
大半が披露宴には出ない関係からでしょうか？
思いの他、鈍い反応で、欠席の回答ならまだしも、
まったく返事をよこさない人が結構あり、
結果的には、二次・三次にわたり、再告知しました。
わたし宛の学校つながり回答をあわせて確定人数をお店に連絡。
ここまで、不安な要素を感じながらも、淡々と進行するわけです。
不安の一例として、学校つながりの告知メールにおける反響があげられます。
大半が披露宴には出ない関係からでしょうか？
思いの他、鈍い反応で、欠席の回答ならまだしも、
まったく返事をよこさない人が結構あり、
結果的には、二次・三次にわたり、再告知しました。
最終的には、４割程度の参加があり満足でしたが、
察するに、メールマガジンのような、一斉メールで届く
事務的メールへの返信は、しなくてもよい？という感覚が
備わってしまっているのかもしれません。
もし、往復葉書なら、返信葉書で回答を届けてくれたのでしょうか？う〜ん…
いやいや、学校つながりでは、みんなの住所まで把握はできていません。
メールして以降、一人一人へ電話でバックアップすればよかったのでしょうか？
え〜っ！そこまでやる〜ぅ？…う〜ん…それもよいのかもしれません。
幹事側からは、せめて欠席の返信メールくらい
礼儀として出してほしい気持ちがあるのですが、
招待者側では、「欠席とは言いづらいので、返信しないよ。
欠席であると察してね…」という無言のメッセージが込められているのかもしれません。
察するに、メールマガジンのような、一斉メールで届く
事務的メールへの返信は、しなくてもよい？という感覚が
備わってしまっているのかもしれません。
もし、往復葉書なら、返信葉書で回答を届けてくれたのでしょうか？う〜ん…
いやいや、学校つながりでは、みんなの住所まで把握はできていません。
メールして以降、一人一人へ電話でバックアップすればよかったのでしょうか？
え〜っ！そこまでやる〜ぅ？…う〜ん…それもよいのかもしれません。
幹事側からは、せめて欠席の返信メールくらい
礼儀として出してほしい気持ちがあるのですが、
招待者側では、「欠席とは言いづらいので、返信しないよ。
欠席であると察してね…」という無言のメッセージが込められているのかもしれません。
少ない回数のアプローチで、十分な情報を伝え、
ゲスト様が出欠回答せざるを得ない、都合のよい仕組はないものか？
おたすけ幹事さんプログラムのＷｅｂ招待状、
Ｗｅｂ出欠回答メールフォーム・専用掲示板のリンクは、
ここから着想・発展します。
ただ、やはりＷｅｂ以外のバックアップは備えるに越したことはありません。
メール告知した上で、あらためて電話でお誘いしたり、伝言を頼んだり、
厳格に出欠回答を得たいのであれば、往復葉書が、もっとも安定した媒体です。
正規版の付録であるゴールド版では、往復葉書による
告知、出欠回答受付でのバックアップも、ガイドしています。
ゲスト様が出欠回答せざるを得ない、都合のよい仕組はないものか？
おたすけ幹事さんプログラムのＷｅｂ招待状、
Ｗｅｂ出欠回答メールフォーム・専用掲示板のリンクは、
ここから着想・発展します。
ただ、やはりＷｅｂ以外のバックアップは備えるに越したことはありません。
メール告知した上で、あらためて電話でお誘いしたり、伝言を頼んだり、
厳格に出欠回答を得たいのであれば、往復葉書が、もっとも安定した媒体です。
正規版の付録であるゴールド版では、往復葉書による
告知、出欠回答受付でのバックアップも、ガイドしています。
◆なんとない不安が現実に！
そして、会計の局面で、看過できない最大のテーマ、
ドタキャンに案の定、直面することになりました。
二次会が同窓会・クラス会と決定的に異なる点は、
必ずしもゲストと幹事が面識あるとは限らないことです。
双方で、面識あれば、心理的効果で、
良心の呵責から、約束を果たそうとしたでしょう。
この日、出席者名簿にありながら、
二次会スタートまで受付へ現れないゲストが数名。
幹事と面識ない者からすれば、先方がドタキャンで困っていようが、
自分の都合が優先で、良心の呵責も、感覚が薄いのでしょう。
事情はあったのかもしれません。それは、わたしたち幹事には伝わりません。
そして、会計の局面で、看過できない最大のテーマ、
ドタキャンに案の定、直面することになりました。
二次会が同窓会・クラス会と決定的に異なる点は、
必ずしもゲストと幹事が面識あるとは限らないことです。
双方で、面識あれば、心理的効果で、
良心の呵責から、約束を果たそうとしたでしょう。
この日、出席者名簿にありながら、
二次会スタートまで受付へ現れないゲストが数名。
幹事と面識ない者からすれば、先方がドタキャンで困っていようが、
自分の都合が優先で、良心の呵責も、感覚が薄いのでしょう。
事情はあったのかもしれません。それは、わたしたち幹事には伝わりません。
会費を手頃に、支払はガチガチで予算設定していましたから、
ドタキャンが４〜５人いたので、無念…足が出てしまいました。
結局、余興で使う予定の金一封の単価・数量を大幅縮減して対応しました。
「予算をガチで組むなんて危険過ぎる。
余裕を持って多めに会費設定せよ…」ですって？
はい、そのとおりだと思います。
現実にそのような防御線を張る
賢明な幹事様も多くいらっしゃると思います。
それはある意味正しいのかもしれませんね。
以下は冒頭で述べたので、繰り返しになりますが、
でも、よ〜く考えてみてくださいよ。
ドタキャンが４〜５人いたので、無念…足が出てしまいました。
結局、余興で使う予定の金一封の単価・数量を大幅縮減して対応しました。
「予算をガチで組むなんて危険過ぎる。
余裕を持って多めに会費設定せよ…」ですって？
はい、そのとおりだと思います。
現実にそのような防御線を張る
賢明な幹事様も多くいらっしゃると思います。
それはある意味正しいのかもしれませんね。
以下は冒頭で述べたので、繰り返しになりますが、
でも、よ〜く考えてみてくださいよ。
現場へ来てくださっているみなさまは、
わざわざスケジュールを空け、交通費も負担して、
会費まで納めて来てくださっている、ありがた〜い存在ですよね。
一方ドタキャンのやからは、
一旦は来るなんて言っておきながら、
自己の都合で、一方的に突然、約束をぶち破ります。
損害が出ることも予測できるでしょう。
もはやどうでもよいですが、礼儀としての連絡もしてきません。
両者の立場は明らかに違います。
わざわざスケジュールを空け、交通費も負担して、
会費まで納めて来てくださっている、ありがた〜い存在ですよね。
一方ドタキャンのやからは、
一旦は来るなんて言っておきながら、
自己の都合で、一方的に突然、約束をぶち破ります。
損害が出ることも予測できるでしょう。
もはやどうでもよいですが、礼儀としての連絡もしてきません。
両者の立場は明らかに違います。
一方的にトラブルを起こしている後者のため、
なんで、なにも悪くない前者が、その損失を被るのですか？
そんな理不尽な構図、正当化できますか？
今までこんなことが許されてきたなんて、
ちょっとみなさん、お人好し過ぎません？
わたしの幹事魂は、そのような理不尽、絶対正当化できません。
会費は前納制で、当日までに集金済にしておくべきであると悟りました。
なんで、なにも悪くない前者が、その損失を被るのですか？
そんな理不尽な構図、正当化できますか？
今までこんなことが許されてきたなんて、
ちょっとみなさん、お人好し過ぎません？
わたしの幹事魂は、そのような理不尽、絶対正当化できません。
会費は前納制で、当日までに集金済にしておくべきであると悟りました。
それをやらなければ、幹事さんである
あなたが、金銭的損失を被るだけでなく
裏切りで失望、心傷ついてしまうからです。
わたしは、あなたに損失を被ってほしくありませんし、
傷ついてほしくもありません。
また、快く出席してくださったゲスト様に対する
裏切り行為的損失被せも、してほしくありません。
賢明であるあなたには、おたすけ幹事さんプログラムで
根本解決である会費前納制を採用してほしいのです。
あなたが、金銭的損失を被るだけでなく
裏切りで失望、心傷ついてしまうからです。
わたしは、あなたに損失を被ってほしくありませんし、
傷ついてほしくもありません。
また、快く出席してくださったゲスト様に対する
裏切り行為的損失被せも、してほしくありません。
賢明であるあなたには、おたすけ幹事さんプログラムで
根本解決である会費前納制を採用してほしいのです。
幹事道にも幹事気質（かたぎ）にも
一般定義があるわけではありません。
おたすけ幹事さんプログラムの仕組は、わたしが、イメージする
真っすぐな幹事像で想定・構築されています。
以下は、わたし自身の理想と価値観で、独り言ですから、
異論、異存を覚えた方は、寛大にご容赦ください。
逆に同じ価値観を持ち、共感くださる幹事様にとっては、
おたすけ幹事さんプログラムが、最大のパフォーマンスをご提供するはずです。
一般定義があるわけではありません。
おたすけ幹事さんプログラムの仕組は、わたしが、イメージする
真っすぐな幹事像で想定・構築されています。
以下は、わたし自身の理想と価値観で、独り言ですから、
異論、異存を覚えた方は、寛大にご容赦ください。
逆に同じ価値観を持ち、共感くださる幹事様にとっては、
おたすけ幹事さんプログラムが、最大のパフォーマンスをご提供するはずです。
◆幹事も一般ゲスト
まず、仕組の構築で、念頭に置いたのは、
幹事さんだって、一参加者、一構成員なんだってことです。
お酒も好きなだけ飲んで酔いたいし、
みんなと同じようにはしゃぎたいです。
会費制で当日集金、当日支払なんかやっちゃうと、
支払が終わるまで心安らかでいられません（割勘制ならよいんです）。
生きた心地がせず、宴会は楽しめないし、
おいしくお酒が飲めないなんて嫌です。
当日は、お金を扱いたくありません。
まず、仕組の構築で、念頭に置いたのは、
幹事さんだって、一参加者、一構成員なんだってことです。
お酒も好きなだけ飲んで酔いたいし、
みんなと同じようにはしゃぎたいです。
会費制で当日集金、当日支払なんかやっちゃうと、
支払が終わるまで心安らかでいられません（割勘制ならよいんです）。
生きた心地がせず、宴会は楽しめないし、
おいしくお酒が飲めないなんて嫌です。
当日は、お金を扱いたくありません。
だから、会費前払制を成し遂げたいと考えます。
会費もみんなと同額払うのも、やぶさかでありません。
会費に上乗せして、幹事の分に充てる
なんて潔しとしません。
結婚式の二次会も、新郎・新婦の飲食代をまかなう
会費操作は、基本考えません。
ただ、上記会費補填の考え方は、
当日集金･支払で足が出るかもしれない
リスクを幹事あるいは新郎・新婦が背負い、
そのストレスに耐える代償で受けるものと理解します。
会費もみんなと同額払うのも、やぶさかでありません。
会費に上乗せして、幹事の分に充てる
なんて潔しとしません。
結婚式の二次会も、新郎・新婦の飲食代をまかなう
会費操作は、基本考えません。
ただ、上記会費補填の考え方は、
当日集金･支払で足が出るかもしれない
リスクを幹事あるいは新郎・新婦が背負い、
そのストレスに耐える代償で受けるものと理解します。
なので、リスクが排除できれば、代償もいらないという考えです。
もちろん、お店のプラン・キャンペーンで、幹事、
新郎・新婦飲食代の無料サービスあるときは、
ありがたくサービスを受けさせていただきます。
それと幹事では、司会進行＋披露宴での飲食、
新郎・新婦では、到着遅延＋披露宴での飲食で、
飲食量は、事実上少ない理屈が成り立ちますので
飲食代一部減免の正当性は、主張してよいと考えます。
もちろん、お店のプラン・キャンペーンで、幹事、
新郎・新婦飲食代の無料サービスあるときは、
ありがたくサービスを受けさせていただきます。
それと幹事では、司会進行＋披露宴での飲食、
新郎・新婦では、到着遅延＋披露宴での飲食で、
飲食量は、事実上少ない理屈が成り立ちますので
飲食代一部減免の正当性は、主張してよいと考えます。
◆理想の会費分類
披露宴（一次会）からの二次会参加者にも、
トータルの費用面、および事実上の二次会での飲食量を考慮し、
できれば会費の一部減免に配慮してあげたいです。
男女間の会費には、当然、差額を設けます。
ドタキャンによる損失は、絶対本人負担主義です。
ドタキャンで損失被る第三者があってはなりません。
ドタキャンであっても、サービスの提供を受けなかった部分
すなわち、仕入れも調理も伴わない飲み代部分は、
お店にも損害は与えていませんから、
ドタキャンに正当の理由があり、遅滞なく
その申告あれば、返金の余地もあると考えます。
披露宴（一次会）からの二次会参加者にも、
トータルの費用面、および事実上の二次会での飲食量を考慮し、
できれば会費の一部減免に配慮してあげたいです。
男女間の会費には、当然、差額を設けます。
ドタキャンによる損失は、絶対本人負担主義です。
ドタキャンで損失被る第三者があってはなりません。
ドタキャンであっても、サービスの提供を受けなかった部分
すなわち、仕入れも調理も伴わない飲み代部分は、
お店にも損害は与えていませんから、
ドタキャンに正当の理由があり、遅滞なく
その申告あれば、返金の余地もあると考えます。
◆証拠主義・書面主義
告知や出欠回答では、不安定を嫌います。
証拠力ある書面あるいは電子メールのデータで届け・受け付けます。
口頭や伝言による伝達がなされても、書面・メールでの回答を求めます。
アバウトな返答や保留、無回答に対しては、
再回答を求め、それでも回答ないときは、欠席扱いで処理します。
告知や出欠回答では、不安定を嫌います。
証拠力ある書面あるいは電子メールのデータで届け・受け付けます。
口頭や伝言による伝達がなされても、書面・メールでの回答を求めます。
アバウトな返答や保留、無回答に対しては、
再回答を求め、それでも回答ないときは、欠席扱いで処理します。
◆反復・継続、発展
同窓会・クラス会は、それだけで楽しいものです。
次もまたといった気持ちにもなりますよね。
次の構想を練るときは、ワクワク、ウズウズします。
そして一部の向上心旺盛な幹事さんは、
同じバリエーションでの同窓会・クラス会では、もう気が済みません。
同窓会・クラス会に発展性を求めてしまいます。
宴会の域にとどまらず、
同窓会・クラス会での旅行やアウトドアレクレーションを目指します。
同窓会・クラス会は、それだけで楽しいものです。
次もまたといった気持ちにもなりますよね。
次の構想を練るときは、ワクワク、ウズウズします。
そして一部の向上心旺盛な幹事さんは、
同じバリエーションでの同窓会・クラス会では、もう気が済みません。
同窓会・クラス会に発展性を求めてしまいます。
宴会の域にとどまらず、
同窓会・クラス会での旅行やアウトドアレクレーションを目指します。
先のわたしの幹事体験談でも、
専門校で、春は、最初の飲み会から、
夏のバーベキュー（バス送迎＋プールつき）を経て、
最後は秋の旅行（構想するも断念）まで発展したのがそれです。
残念ながら旅行は、上記のとおり断念、
代わりに普通の飲み会へシフトしたのですが、
参加率もよく、それなりに盛り上がるも、
幹事としては、なにか満たされないモヤモヤ感がありました。
思い返しますと、旅行は費用面からも困難であり、当時の段階では、下記のような
野外活動プログラムであれば、実現できたのかもしれません（当時は知りませんでした）。
専門校で、春は、最初の飲み会から、
夏のバーベキュー（バス送迎＋プールつき）を経て、
最後は秋の旅行（構想するも断念）まで発展したのがそれです。
残念ながら旅行は、上記のとおり断念、
代わりに普通の飲み会へシフトしたのですが、
参加率もよく、それなりに盛り上がるも、
幹事としては、なにか満たされないモヤモヤ感がありました。
思い返しますと、旅行は費用面からも困難であり、当時の段階では、下記のような
野外活動プログラムであれば、実現できたのかもしれません（当時は知りませんでした）。
発展には、手配面、費用面、個々の趣向も異なり、
早目の着手も求められますので、その調整には、
アンケートやリクエストを集める仕組も伴わなければなりません。
仕組が伴わなければ、メンバーの反応が読めず、
構想当初のモチベーションの維持も困難になりましょう。
旅行まで発展させるには、
費用面でのハードルもクリアしなければなりません。
Ｗｅｂでアンケート・リクエストの収集はもちろん、
Ｗｅｂ旅行積立で、資金をためる仕組も構築できるのです。
おたすけ幹事さんプログラムは、
幹事さんのモチベーションの維持・構想実現を文字どおり
おたすけして、幹事道の貫徹をお支えできると思います。
早目の着手も求められますので、その調整には、
アンケートやリクエストを集める仕組も伴わなければなりません。
仕組が伴わなければ、メンバーの反応が読めず、
構想当初のモチベーションの維持も困難になりましょう。
旅行まで発展させるには、
費用面でのハードルもクリアしなければなりません。
Ｗｅｂでアンケート・リクエストの収集はもちろん、
Ｗｅｂ旅行積立で、資金をためる仕組も構築できるのです。
おたすけ幹事さんプログラムは、
幹事さんのモチベーションの維持・構想実現を文字どおり
おたすけして、幹事道の貫徹をお支えできると思います。
最後になりましたが、あと少しだけ
覚悟していただきたいことがあります。
幹事事務のＩＴ自動化、Ｗｅｂ事務局の設置に対し、
上から目線の尊大な姿勢で「今までどおりでよかった」、
「扱えない」と批判する保守的なやからが、稀にいるかもしれないことです。
しかし、よ〜く考えてみてください。
そのようなやからが、あなたに代わって
自らリスクを背負い、責任を持って
幹事の労を引き受けてくれますか？
有効な代替案を出してくれますか？
覚悟していただきたいことがあります。
幹事事務のＩＴ自動化、Ｗｅｂ事務局の設置に対し、
上から目線の尊大な姿勢で「今までどおりでよかった」、
「扱えない」と批判する保守的なやからが、稀にいるかもしれないことです。
しかし、よ〜く考えてみてください。
そのようなやからが、あなたに代わって
自らリスクを背負い、責任を持って
幹事の労を引き受けてくれますか？
有効な代替案を出してくれますか？
前進しようとする向上心の高い
あなたの足を引っ張ってやろう
程度の単なる妬み、
自己の価値観の押し付けでしかありません。
ですから、あなたは毅然として胸を張っていてください。
わたしは、飲み会当日は、幹事様が
集金、支払の憂いから開放され、
みんなと同じように酔って、はしゃいで、
輝きを放ちながら、楽しんでいる飲み会を理想に掲げています。
あなたの足を引っ張ってやろう
程度の単なる妬み、
自己の価値観の押し付けでしかありません。
ですから、あなたは毅然として胸を張っていてください。
わたしは、飲み会当日は、幹事様が
集金、支払の憂いから開放され、
みんなと同じように酔って、はしゃいで、
輝きを放ちながら、楽しんでいる飲み会を理想に掲げています。
あなたは、新しい幹事像のアーリーアダプター（初期採用者）です。
新しい試みに勇気を持って、自らの判断で、
前進できる先進性を持ちながら、一般的な
価値評価とも、ずれが少ない、市場では、
１３．５％を占める貴重な存在なのです。
「進まざるものは必ず退き、退かざるものは必ず進む」
福沢諭吉の言葉です。
新しい試みに勇気を持って、自らの判断で、
前進できる先進性を持ちながら、一般的な
価値評価とも、ずれが少ない、市場では、
１３．５％を占める貴重な存在なのです。
「進まざるものは必ず退き、退かざるものは必ず進む」
福沢諭吉の言葉です。
◆資格等
一般旅行業務取扱主任者（総合旅行業務取扱管理者）
国内旅行業務取扱主任者（国内旅行業務取扱管理者）
全国経理協会主催簿記能力検定２級（商業簿記）
〃 文書処理（ワープロ）能力検定２級
一般旅行業務取扱主任者（総合旅行業務取扱管理者）
国内旅行業務取扱主任者（国内旅行業務取扱管理者）
全国経理協会主催簿記能力検定２級（商業簿記）
〃 文書処理（ワープロ）能力検定２級
古藤勝広（ことうかつひろ）
１９７０年６月佐賀県出身
福岡大学附属大濠高等学校卒業
中央大学法学部通信制中途退学
◆所属
福岡県行政書士会会員 行政書士登録番号０６４０１８９６号
◆好きなこと
旅行、アウトドア料理、登山、キャンプ、スポーツ観戦
福岡県行政書士会会員 行政書士登録番号０６４０１８９６号
◆好きなこと
旅行、アウトドア料理、登山、キャンプ、スポーツ観戦
◆連絡先
メールアドレス：
メールアドレス：
あなたの勇気と行動は、ゲスト様の大多数（マジョリティ）から、
高い評価、支持、賛同、尊敬を得ます。
当日最大の憂いであった集金・支払から開放され、
司会・進行、余興の盛り上げへエネルギーを注ぎ、
かつ、ご本人も楽しみながら酔って、はしゃげることでしょう。
幹事事務ＩＴ化によるリスクマネジメントなんて、案ずるより生むが易しです。
わたしと一緒にリスクマネジメント実践に取り組んでみましょう。
高い評価、支持、賛同、尊敬を得ます。
当日最大の憂いであった集金・支払から開放され、
司会・進行、余興の盛り上げへエネルギーを注ぎ、
かつ、ご本人も楽しみながら酔って、はしゃげることでしょう。
幹事事務ＩＴ化によるリスクマネジメントなんて、案ずるより生むが易しです。
わたしと一緒にリスクマネジメント実践に取り組んでみましょう。